Глава 2.5. Документы, оформляемые в связи с заключением и исполнением договора.

Вы заключили договор с контрагентом - поставки товара, перевозки, выполнения каких-либо работ. Достаточно ли этого, или все-таки нужно оформить еще какие-то дополнительные документы? Не всегда, но довольно часто оформление таких документов необходимо.

В предыдущей главе мы уже останавливались на документах, оформляемых в случае купли-продажи товара. Напомним - это накладная и счет-фактура. Накладная - это документ, подписываемый с обоих сторон, подтверждающий, что товары были действительно переданы продавцом покупателю. Счет-фактура - односторонний документ, выписываемый продавцом в случае, если продавец является плательщиком НДС и дающий право покупателю на налоговый вычет по данному налогу. Если продавец применяет специальный налоговый режим (например, упрощенную систему налогообложения - УСН или патентную систему налогообложения), счета-фактуры он не выписывает. Более подробно о счетах-фактурах мы расскажем в главе 6 "Налогообложение и учет". Здесь же для простоты они более упоминаться не будут.

Вы можете спросить: "Обязательна ли выписка накладной при купле-продаже? Можно ли заменить ее каким-то другим документом или не выписывать вообще?" Как уже упоминалось, накладная служит доказательством исполнения договора. В отсутствии накладной недобросовестный покупатель мог бы после получения товара заявить, что на самом деле он ничего от продавца не получал, и потребовать возврата оплаты. К тому же накладная является первичным учетным документом, на основании которой бухгалтерия продавца отражает в учете факт выбытия товара, а бухгалтерия покупателя, соответственно, приходует товар. Однако заменить накладную другим документом возможно. Таким документом может служить акт приема-передачи. В отличие от накладной, акт может быть составлен в произвольной форме. В Акте необходимо указать реквизиты продавца и покупателя, позволяющие их однозначно идентифицировать, привести ссылку на договор купли-продажи (его номер и дату заключения, если он заключался в письменной форме), указать наименования, количество, цену и стоимость товаров. Акт, как и накладную, подписывают продавец и покупатель. Обычно акт приема-передачи, иногда также называемый торгово-закупочным актом, составляют вместо накладной в случае закупки товара организацией или индивидуальным предпринимателем у физического лица, не являющегося предпринимателем.

Еще одним документом, подтверждающим приобретение товара, является товарный чек, выдаваемый продавцом по требованию покупателя в случае покупки товара в розницу за наличный расчет или с оплатой банковской платежной картой (например, канцелярских товаров в магазине). В случае, если продавец применяет общую систему налогообложения, к товарному чеку должен быть приложен фискальный чек контрольно-кассовой машины.

Кроме реализации товаров в бизнесе наиболее часто встречающимися хозяйственными операциями являются выполнение работ и оказания услуг. Результаты исполнения договоров подряда (о выполнении работ) и договоров возмездного оказания услуг, оформляются актами сдачи-приемки - аналогично накладным или торгово-закупочным актам, составляемым при купле-продаже. Акт сдачи-приемки также является двухсторонним документом и подтверждает факт выполнения работ (оказания услуг) исполнителем для заказчика. Акт сдачи-приемки составляется в произвольной форме, с указанием реквизитов сторон, ссылкой на договор, описанием выполненных работ (услуг) и указанием на то, что они выполнены (оказаны).

Образец акта сдачи-приемки смотрите ниже:

А как следует поступить, если исполнитель (подрядчик) сдает работу, а заказчик видит, что она выполнена некачественно или с недоделками? Подписывать акт сдачи-приемки в этом случае, конечно, не следует. Необходимо направить исполнителю (вручить лично или выслать по почте) письменную претензию или мотивированный отказ от приемки работ с описанием выявленных Вами недостатков и требованием их устранить, а также другими требованиями, предусмотренными договором (например, об уплате штрафных санкций, выплате компенсации и т.п.).

Далее, возможны два сценария: 1) Исполнитель выполняет требования, перечисленные в претензии, после чего стороны подписывают акт сдачи-приемки. 2) Исполнитель игнорирует требования заказчика либо снова выполняет работу с недостатками. В этом случае необходимо разумно оценить ситуацию и решить, что целесообразнее - продолжать переговоры с исполнителем или обращаться в суд. Впрочем, если Вы не юрист, самостоятельно обращаться в суд не советуем - обратитесь к профессионалу, который сможет оценить перспективы рассмотрения дела в суде и Ваши шансы на победу. В данном пособии вопросы, связанные с решением хозяйственных споров в суде мы рассматривать не будем ввиду обширности темы, отметим только, что в случае решения суда в Вашу пользу ответчик обязан будет помимо выплаты основной суммы иска возместить Вам и судебные издержки (в т.ч. расходы на уплату государственной пошлины и оплату услуг адвоката).

Акты сдачи-приемки и накладные без преувеличения можно назвать документами, составляющими основную "массу" первичной учетной документации любого предприятия - Вы сами убедитесь в этом в процессе ведения бизнеса. Именно на их основании бухгалтеры ведут учет результатов исполнения договоров, движения товара и других материальных ценностей. Поэтому следует обязательно наладить должное хранение актов и накладных и своевременный учет отраженных в них хозяйственных операций. Подробнее об основах учета мы будем говорить в дальнейшем, в этой главе.

Выше на этой странице и в предыдущей главе мы рассмотрели только 3 вида документов: накладные, акты и товарные чеки. Разумеется, документация, оформляемая в связи с договорными отношениями значительно более разнообразна и зависит от специфики договора. Однако, даже столкнувшись с незнакомым для Вас видов договоров, Вы не ошибетесь в выборе сопроводительных документов, если будете руководствоваться следующим простым правилом: 1. Вначале ищите подходящий вид документа в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлениями Росстата. В упомянутых альбомах собраны формы всех документов, применяемых в России при ведении хозяйственной деятельности. 2. Если альбомах унифицированных форм не нашлось необходимого документа, составляйте документ произвольной формы, по смыслу подходящий к договору и Вашей хозяйственной ситуации.

Мы будем благодарны, Вы поддержите автора, добровольно перечислив небольшую сумму (любую - на Ваше усмотрение).

Пожалуйста, введите сумму в расположенное ниже поле (или оставьте 150 руб. по умолчанию) и нажмите "Оплатить".

Платеж будет выполнен через систему PayMaster (принмаются банковские карты, есть Сбербанк.Онлайн и другие методы оплаты).

Наша компания готова оказать Вам профессиональную помощь в открытии своего дела! Об услугах, которые помогут начать собственный бизнес, зарегистрировать ИП или создать ООО, читайте в этом разделе.

Все права защищены. О возможности цитирования текста пособия читайте на этой странице. Распространение пособия или его отдельных частей иным способом без письменного разрешения автора является нарушением авторских прав и влечет уголовную ответственность. По вопросам сотрудничества с автором можно связаться через администрацию сайта (контакты - здесь).