Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. Формат этого документа для составления в электронном виде утвержден приказом ФНС России от 8 июня 2021 г. № ЕД-7-26/547@.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется исключительно посредниками, работающими в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Пример такого взаимодействия – комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ). К посредникам также относят:

экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
застройщиков, организующих строительство с привлечением подрядчиков.

Кроме того, имейте в виду следующее.

Во-первых, счета-фактуры, выставленные на сумму вознаграждения при исполнении посреднических договоров (комиссии, агентских, транспортной экспедиции), в журнале учета не регистрируются.

Во-вторых, комиссионеры и агенты (в том числе неплательщики НДС) в случае получения или выставления ими счетов-фактур не должны вести книгу покупок и книгу продаж, представлять декларации по НДС и платить НДС в бюджет. Несмотря на обязанность ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур. Об этом проинформировал Минфин России в письме от 27 июня 2016 года № 03-07-11/37290.

Как вести журнал учета счетов-фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно вести в отношении деятельности в рамках договоров поручения, агентских договоров, договоров комиссии, субагентских договоров, договоров субкомиссии, а также транспортной экспедиции и при выполнении функций застройщика.

Кроме того, журнал должны вести:

плательщики НДС, в том числе исполняющие обязанности налоговых агентов, а также фирмы и ИП, освобожденные от уплаты НДС;
неплательщики НДС.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур вести не нужно, если:

по условиям договора с заказчиком посредник включает в расходы стоимость товаров (работ, услуг), которые он приобрел от своего имени;
комиссионер (агент) реализует товары работы (услуги) неплательщикам НДС или покупателям, которые освобождены от НДС и не составляют счета-фактуры с их согласия;
комиссионер (агент) реализует товары иностранным организациям, которые не стоят на налоговом учете в российских ИФНС.

Журнал ведется за каждый квартал на бумажном носителе либо в электронном виде.

Он состоит из двух частей – части 1 «Выставленные счета-фактуры» и части 2 «Полученные счета-фактуры».

Счета-фактуры (в том числе исправленные и корректировочные), составленные как на бумаге, так и в электронном виде, регистрируют в хронологическом порядке в части 1 журнала по дате их выставления. Аналогичный порядок действует и для полученных счетов-фактур (исправленных, корректировочных, бумажных и электронных), которые регистрируют в части 2 журнала по дате их получения.

Обе части журнала содержат следующие сведения:

графа 1 – порядковый номер записи;
графа 2 – дата выставления (часть 1 журнала) или дата получения счета-фактуры (часть 2 журнала);
графа 3 – код вида операции по перечню, приведенному в приложении к приказу ФНС РФ от 14 марта 2016 года № ММВ-7-3/136@. Применяемые коды вида операции приведены в таблице ниже.

Коды вида операции

графа 4 – порядковый номер и дата регистрируемого счета-фактуры;
графа 5 – порядковый номер и дата исправления счета-фактуры;
графа 6 – порядковый номер и дата корректировочного счета-фактуры;
графа 7 – порядковый номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры;
графа 8 – наименование покупателя (часть 1 журнала) или продавца (часть 2 журнала) товаров, работ и услуг согласно данным счета-фактуры;
графа 9 – ИНН и КПП покупателя (часть 1 журнала) или продавца (часть 2 журнала) товаров, работ, услуг);
графа 10 – наименование продавца, указанного в графе 8 части 2 журнала учета (часть 1 журнала) или субкомиссионера (субагента, часть 2 журнала). Эта графа заполняется только комиссионером (агентом) при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, также как и следующие две графы;
графа 11 – ИНН и КПП продавца, указанного в графе 10 части 1 журнала учета (часть 1 журнала) или субкомиссионера (субагента, часть 2 журнала);
графа 12 – в части 1 журнала - номер счета-фактуры и дата составления полученного счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), которые отражены в графе 4 части 2 журнала учета. В части 2 журнала – код вида сделки согласно таблице ниже.

Коды вида сделки

графа 13 – наименование и код валюты счета-фактуры;
графа 14 – стоимость товаров, работ, услуг по счету-фактуре, включая НДС;
графа 15 – сумма НДС по счету-фактуре. Если в журнале учета отражают показатели корректировочного счета-фактуры (в том числе исправленного), графы 14 и 15 не заполняются;
графа 16 – разница, отражающая уменьшение стоимости по корректировочному счету-фактуре;
графа 17 – разница, отражающая увеличение стоимости товаров по корректировочному счету-фактуре;
графа 18 – разница, отражающая уменьшение суммы НДС по корректировочному счету-фактуре;
графа 19 – разница, отражающая увеличение суммы НДС по корректировочному счету-фактуре. Если в журнале учета отражают показатели счета-фактуры (в том числе исправленного), графы 16–19 не заполняются.

При выставлении счетов-фактур (в том числе исправленных и корректировочных), в которых одновременно отражены операции, облагаемые по разным налоговым ставкам или не облагаемые НДС, в графах 15, 18 или 19 части 1 журнала указывают общую итоговую сумму НДС по счету-фактуре.

При выставлении или получении счетов-фактур (в том числе исправленных и корректировочных) фирмами, освобожденными от обязанностей налогоплательщиков (ст. 145, 145.1 НК РФ), в графы 15, 18 или 19 журнала вносится запись «без НДС».

Помимо этого, в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур указываются наименование, ИНН и КПП фирмы и квартал, за который составляется журнал. Эти сведения необходимо заполнить, даже если в налоговом периоде не было выставлено и получено ни одного счета-фактуры. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, составленный на бумажном носителе, должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Его нужно прошнуровать, пронумеровать страницы и скрепить печатью. Сделать это нужно до 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. То есть журнал за первый квартал «закрывается» до 20 апреля, за второй квартал – до 20 июля, за третий – до 20 октября, за четвертый – до 20 января следующего года.

Если журнал учета ведется в электронном формате и его затребовали налоговики, то распечатывать документ не нужно. При передаче такого журнала учета в налоговую инспекцию он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя.

Хранить журнал учета, составленный на бумаге или в электронном виде, нужно в течение не менее четырех лет с даты последней записи.

Неплательщики НДС либо освобожденные от его уплаты и не признаваемые налоговыми агентами представляют в инспекцию журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137.

Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. № 534 в него внесены изменения. Эти изменения связаны с вступлением в силу с 1 июля 2021 года системы прослеживаемости товаров. Она введена для контроля оборота некоторых импортных товаров в пределах ЕАЭС и в России Федеральным законом от 9 ноября 2020 г. № 371-ФЗ.

В журнал учета внесены изменения, ориентированные на новые формы счетов-фактур. Новые графы касаются информации о прослеживаемых товарах.

В форму журнала учета (в обе его части) добавили несколько новых граф:

графа 20 – регистрационный номер декларации на товары (ранее – таможенной декларации) или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
графа 21 – код количественной единицы измерения товара, используемой в целях прослеживаемости;
графа 22 – количество товара, подлежащего прослеживаемости, в единице измерения, используемой в целях прослеживаемости;
графа 23 – стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС, в рублях.

Как в журнале отражать стоимость товаров, ввозимых в Россию

Если в договоре не указана стоимость импортного товара, ввозимого в РФ, то ее можно взять ее из товаросопроводительных документов. Если в документах стоимость также не зафиксирована, то в журнале можно записать стоимость, по которой товары были приняты на учет.

Как фиксировать составные счета-фактуры

В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно указывать только сведения о тех товарах (работах, услугах), которые относятся к посреднической деятельности. Данные о своих продажах (продажах своей продукции или товаров) в журнал попадать не должны.

Как вносить исправления в журнал

Вносить изменения или исправления в журнал учета полученных и выставленных счетов фактур нужно в том периоде, в котором была зарегистрирована счет-фактура. Действовать нужно так:

в новой строке запишите счет-фактуру, которую нужно исключить из журнала (с отрицательными цифрами);
далее (в следующей строке) запишите счет-фактуру с изменениями (с положительными цифрами).

Если же в журнале был зарегистрирован лишний счет-фактура, то в журнале нужно сделать запись об этом счете-фактуре с отрицательными числовыми значениями. В ситуации, если вы попросту забыли внести в журнал сведения о каком-то счет-фактуре, то добавьте запись о нем в журнале за период, когда счет-фактура был составлен.

Как зарегистрировать «забытый» счет-фактуру

Бывают ситуации, когда полученный в прошлом периоде от продавца счет-фактуру вы забыли зарегистрировать в журнале учета. Или потеряли его, а спустя время нашли. В таком случае реквизиты обнаруженного документа нужно включить новой строкой в журнал. Причем за период, в котором счет-фактура был составлен. Уточненный журнал полученных счетов-фактур отправьте в налоговую инспекцию.

Кстати, это правило применяется как для «опоздавших» счетов-фактур, так и для «забытых». В том числе и корректировочных (письмо Минфина России от 26 апреля 2018 г. № 03-07-09/28450).

Аналогичным образом нужно поступить и со счетом-фактурой, который вы выставляете покупателю. Допустим, в текущем периоде вы обнаружили, что не зарегистрировали исходящий счет-фактуру, составленный в прошлом периоде. Чтобы исправить неточность, запишите данные счета-фактуры в новой строке журнала учета за период составления «забытого» документа. Исправленный журнал учета выставленных счетов-фактур не забудьте отправить в ИФНС (письмо Минфина России от 28 декабря 2017 г. № 03-07-09/87722).

Заполнение журнала учета экспедиторами

Из правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур неясно, как следует заполнять журнал экспедиторам, ведущими деятельность в интересах другого лица. Поэтому в помощь таким посредникам, в частности, экспедиторам, Минфин России выпустил разъяснения по заполнению некоторых показателей журнала (письмо Минфина России от 12 января 2017 г. № 03-07-09/566).

В частности, рассмотрен пример заполнения граф 14 и 15 части 1 «Выставленные счета-фактуры» и части 2 «Полученные счета-фактуры» журнала.

Как пояснили финансисты, в графе 14 части 1 журнала учета указывается стоимость товаров (работ, услуг), которая отражена в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры.

А в графе 15 части 1 - сумма НДС, записанная в графе 8 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры.

В Правилах сказано, что в графах 10 - 12 части 1 журнала учета нужно указать сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов (пп. «к» п. 7 Правил). В этой связи в графах 14 и 15 части 1 журнала учета записывают показатели из счетов-фактур продавцов, полученных экспедитором. Это цифры из граф 8 и 9 строки «Всего к оплате» счета-фактуры, в части стоимости, которую экспедитор предъявляет клиенту.

В то же время в графах 14 и 15 части 2 «Полученные счета-фактуры» журнала учета экспедитор должен указать стоимость товаров (работ, услуг) и сумму НДС соответственно. Эти показатели нужно взять из счетов-фактур, полученных экспедитором от продавцов товаров (работ, услуг), а именно из граф 8 и 9 строки «Всего к оплате.

Таким образом, сведения, указанные в графах 14 и 15 части 1 журнала учета, будут совпадать со сведениями, указанными в графах 14 и 15 части 2.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎